Carregant...
 

CV0155-2019 Consulta vinculant a tributs, del 18 de juny del 2019, en relació amb les obligacions formals relatives a l’expedició i conservació de les factures

Ítems
Inclòs per:
AATF
Tipus
Consulta vinculant Dept. Tributs i Fronteres
Descripció:
CV0155-2019 Consulta vinculant a tributs, del 18 de juny del 2019, en relació amb les obligacions formals relatives a l’expedició i conservació de les factures
Data document:
18/06/2019
Impostos relacionats:
IGI
Texte:

Consulta vinculant en relació amb les obligacions formals relatives a l’expedició i conservació de les factures.

Número de consulta CV0155-2019
Data d’emissió 18/06/2019
Normativa · Decret legislatiu, del 5-4-2017, de publicació del text refós de la Llei 11/2012, del 21 de juny, de l’impost general indirecte
· Decret del 8-5-2019 pel qual es modifica el Reglament que regula les obligacions de facturació

Consulta
En aquest apartat es reprodueix la consulta sense les dades de la persona o l’entitat que la formula

EXPOSICIÓ

PRIMER.- Que per mitjà del present escrit formula consulta tributaria escrita davant l’Administració tributària del Principat d’Andorra d’acord amb allò que disposa l’article 65 del text refós de la Llei 21/2014, de 16 d’octubre, de bases de l’ordenament tributari i l’article 25 del Reglament d’aplicació dels tributs.

SEGON.- Que d’acord amb allò que disposa l’article 25 del Reglament d’aplicació dels tributs, es manifesta de forma expressa que en el moment de presentar aquesta consulta tributària escrita, el consultant no està tramitant un procediment o recurs administratiu relacionat amb el règim, la classificació o al qualificació tributària que li correspongui plantejat en la present consulta.

TERCER.- D’acord al que estableix l’article 65 del text refós de la Llei 21/2014, de 16 d’octubre, de bases de l’ordenament tributari, el període aplicable és l’any 2019 i següents.

DESCRIPCIÓ DELS FETS

Ens trobem davant del cas d’una societat andorrana que rep les factures dels seus proveïdors en dos formats diferents. Determinats proveïdors li fan arribar la factura en paper mitjançant correu ordinari i altres proveïdors li fan arribar una còpia en format PDF mitjançant correu electrònic.

Per altra banda, la societat es planteja la possibilitat d’emetre les factures únicament en format PDF i enviar-les per correu electrònic als seus destinataris.

QÜESTIÓ PLANTEJADA

Es consulta sobre:

1. La forma de conservació de les factures rebudes, ja sigui en paper o format PDF.
2. La possibilitat d’expedició de les factures únicament en format PDF i enviament mitjançant correu electrònic als seus destinataris.

POSICIONAMENT DEL CONSULTANT

En virtut del que estableix l’apartat tercer de l’article 77 de la Llei 11/2012, del 21 de juny, de l’impost general indirecte (“Llei de l’IGI”), la conservació de les factures “es pot dur a terme per mitjans electrònics [...] Quan l’obligat tributari mantingui per mitjans electrònics les factures emeses o rebudes, ha de garantir al Ministeri encarregat de les Finances l’accés complet a les factures mencionades. L’obligació anterior és independent del lloc de conservació.”

Per altra banda l’article 17 del Decret pel qual s’aprova el Reglament que regula les obligacions de facturació, estableix que les factures o documents substitutius rebuts i altra documentació a la que fa referència l’article 16, “s’han de conservar per qualsevol mitjà, en paper o electrònic, que en permeti l’accés per part del ministeri encarregat de les finances sense demora, llevat que hi hagi una causa degudament justificada.” En aquest sentit, el mateix article considera “conservació per mitjà electrònic l’efectuada per mitjà d’equipaments electrònics de tractament, inclosa la compressió numèrica i l’emmagatzemament de dades, utilitzant mitjans òptics o altres mitjans electromagnètics.” Finalment la conservació per mitjans electrònics a que fa referència aquest article “s’ha d’efectuar de manera que n’asseguri la llegibilitat en el format original en què s’hagin rebut o emès. Els documents conservats per mitjans electrònics s’han de gestionar de forma que garanteixin un accés en línia a les dades, la càrrega remota i la utilització per part del ministeri encarregat de les finances davant qualsevol sol·licitud del Ministeri i sense demora injustificada.”

Pel que fa a les normes d’expedició de factures l’article 76 de la Llei de l’IGI estableix que “les factures expedides per l’empresari o el professional, pel seu client o per un tercer, en nom i per compte de l’empresari o del professional esmentat, poden ser transmeses per mitjans electrònics, sempre que el destinatari de les factures hagi donat el seu consentiment i els mitjans electrònics utilitzats en la transmissió garanteixin l’autenticitat del seu origen i la integritat del seu contingut. Reglamentàriament es determinen els requisits de la facturació electrònica.”

Finalment l’article 15 del Decret pel qual s’aprova el Reglament que regula les obligacions de facturació, especifica que “les factures es poden expedir per qualsevol mitjà, en paper o en suport electrònic. Els tiquets només es poden expedir en paper. Els destinataris de les factures poden exigir que les factures siguin expedides en format paper, sense que aquesta expedició els suposi cap cost.”

Tenint en compte la normativa transcrita, entenem que la societat pot procedir a escanejar les factures rebudes en paper i conservar-les en format PDF, això independentment del format amb que s’hagin rebut, -paper o electrònic-, ja que l’article 77 de la Llei de l’IGI estableix específicament que la conservació es pot dur per mitjans electrònics. Addicionalment cal tenir en compte que l’article 17 del Reglament que regula les obligacions de facturació, estableix clarament que les factures es poden conservar per qualsevol mitjà, en paper o electrònic, sense exigir per tant la conservació en ambdós formats.

En relació a la possibilitat d’expedir les factures únicament en format PDF i enviar-les mitjançant correu electrònic als clients, entenem que això és possible sempre que s’obtingui el consentiment del client, encara que sigui tàcit, i aquest no sol·liciti que la factura li sigui expedida i enviada en format paper, tal i com ho estableixen els articles 76 de la Llei de l’IGI i 15 del Reglament que regula les obligacions de facturació.

CONCLUSIONS

Atès al que s’ha exposat anteriorment, entenem que la societat andorrana té la possibilitat de:

Primer.- Conservar en format PDF totes les factures rebudes, i això independentment del format amb que s’hagin rebut (paper o electrònic), i sense necessitat de conservar-ne una còpia en paper.

Segon.- Expedir les factures únicament en format PDF i enviar-les als seus destinataris per correu electrònic, sempre que hi hagi consentiment del client, encara que sigui tàcit, i aquest no sol·liciti de forma expressa que la factura i sigui expedida i enviada en paper.

Resposta

Respecte a la primera qüestió, relacionada amb la possibilitat de conservar les factures rebudes en format PDF, el Decret legislatiu, del 5-4-2017, de publicació del text refós de la Llei 11/2012, del 21 de juny, de l’impost general indirecte, a l’article 77.1, sobre les regles especials en matèria de facturació, disposa el següent: “Les factures rebudes, els justificants comptables i les còpies de les factures emeses han de conservar-se durant el termini de prescripció de l’impost. La conservació es pot dur a terme per mitjans electrònics. Aquesta obligació la pot complir un tercer, que ha d’actuar en nom i per compte de l’obligat tributari.”

Quant a la segona qüestió, sobre el format d’emissió de les factures, la mateixa Llei, en relació amb les obligacions formals dels obligats tributaris, a l’article 76.3, estableix el següent: “Les factures expedides per l’empresari o el professional, pel seu client o per un tercer, en nom i per compte de l’empresari o del professional esmentat, poden ser transmeses per mitjans electrònics, sempre que el destinatari de les factures hagi donat el seu consentiment i els mitjans electrònics utilitzats en la transmissió garanteixin l’autenticitat del seu origen i la integritat del seu contingut. Reglamentàriament es determinen els requisits de la facturació electrònica.”

D’altra banda, el 16 de maig del 2019 va entrar en vigor la modificació del Reglament que regula les obligacions de facturació, que es va publicar al BOPA núm. 43, del 15 de maig del 2019. Aquesta norma harmonitza la utilització de les noves tecnologies i els documents derivats del tràfic mercantil i defineix els requisits de la facturació electrònica, de la conservació per mitjans electrònics, i de l’expedició i el lliurament de factures pel client o un tercer a què es refereixen els articles 76 i 77 del Decret legislatiu de publicació del text refós de la Llei 11/2012, del 21 de juny, de l’impost general indirecte.

Respecte a la conservació de les factures rebudes, el Reglament que regula les obligacions de facturació, als articles 16 i 17, preveu el següent:

“Article 16. Obligació de conservació de factures, documents substitutius i altres documents

1. Els empresaris o professionals han de conservar durant el termini que preveu la Llei de bases de l’ordenament tributari els documents següents:

a) Les factures i els documents substitutius rebuts.

b) Les còpies de les factures, completes i simplificades, i els documents substitutius expedits.

c) En el cas d’importacions, el document administratiu únic o document equivalent degudament diligenciat, expedit per la Duana.

d) L’escriptura notarial que documenti una operació.

2. Els documents s’han de conservar amb el seu contingut original, ordenadament i en els terminis i amb les condicions que fixa aquest Reglament.

3. Aquestes obligacions de conservació, les pot complir materialment un tercer, que actua en tot cas en nom i per compte de l’empresari o professional o subjecte passiu, el qual és, en qualsevol cas, el responsable del compliment de les obligacions de conservació que s’estableixen en aquesta norma.

Article 17. Conservació de les factures i altres documents per mitjans electrònics

1. Les obligacions de conservació a què es refereix l’article 16 es poden complir mitjançant la utilització de mitjans electrònics. A aquest efecte, s’entén per conservació per mitjans electrònics la conservació efectuada per mitjà d’equips electrònics de tractament, inclosa la compressió numèrica i l’emmagatzematge de dades, utilitzant mitjans òptics o altres mitjans electromagnètics.

L’obligació de conservar les factures per mitjans electrònics es pot complir a través d’un tercer.

2. La conservació per mitjans electrònics dels documents s’ha d’efectuar de manera que se n’asseguri la llegibilitat en el format original en què s’hagin rebut o enviat, així com, si escau, la de les dades associades i els mecanismes de verificació de signatura o altres elements autoritzats que garanteixin l’autenticitat del seu origen i la integritat del seu contingut.

El Ministeri de Finances pot exigir en qualsevol moment al remitent o receptor dels documents que els transformi en llenguatge llegible per a l’Administració tributària.

3. Els documents conservats per mitjans electrònics s’han de gestionar i conservar per mitjans que garanteixin un accés en línia a les dades, així com la seva càrrega remota i utilització per part del Ministeri de Finances davant de qualsevol sol·licitud d’utilització i sense demora injustificada.

S’entén per accés complet el que permet la visualització, la recerca selectiva, la còpia o descàrrega en línia i la impressió.

4. Les obligacions de conservació igualment poden complir-se mitjançant un servei de confiança electrònic consistent en el procés de digitalització qualificada dels documents en paper a què es refereix l’article 23.3 de la Llei 35/2014, del 27 de novembre, de serveis de confiança electrònica.”


Per tant, sempre que es compleixin els requisits definits en els preceptes esmentats, la factura rebuda en format paper o electrònic es podrà conservar en format PDF.

Sobre la possibilitat d’expedir la factura també en format PDF, el Reglament que regula les obligacions de facturació, en l’article 15, disposa el següent:

“Article 15. Mitjans d’expedició o documents substitutius

1. Les factures o els documents substitutius podran expedir-se per qualsevol mitjà, en paper o en format electrònic, que permeti garantir a l’obligat a expedir-ne l’autenticitat del seu origen, la integritat del seu contingut i la seva llegibilitat, des de la data d’expedició i durant tot el període de conservació.

2. L’autenticitat de l’origen de la factura, en paper o electrònica, garanteix la identitat de l’obligat a expedir-ne i l’emissor de la factura.

La integritat del contingut de la factura, en paper o electrònica, garanteix que el mateix contingut no ha estat modificat.

3. L’autenticitat de l’origen i la integritat del contingut de la factura, en paper o electrònica, poden garantir-se per qualsevol mitjà de prova admès en dret.

En particular, l’autenticitat de l’origen i la integritat del contingut de la factura poden garantir-se mitjançant els controls de gestió usuals de l’activitat empresarial o professional del subjecte passiu.

Els referits controls de gestió han de permetre crear una pista d’auditoria fiable que estableixi la necessària connexió entre la factura i l’entrega de béns o la prestació de serveis que s’hi documenten.

4. El consumidor final que no tingui la condició d’empresari o professional pot exigir el lliurament de la factura en suport paper.”


Consegüentment, les factures es podran emetre en format PDF sempre que es compleixin les condicions previstes en aquest precepte.